Para estructurar el manual utilizan procesos, consejos, listados, tablas e imágenes. Los procesos son muy simples y explican en pasos qué se debe hacer. Los consejos que se incluyen son del tipo «limpiar el interior del aparato después de cada uso».
También es importante que haya una unidad de estilo. Por ejemplo, indica Villarroya, «nosotros empleamos la palabra ‘pulsar’, siempre esa. Todo esto está especificado en la Guía del usuario para technical writer, creada por Documentación en Alemania». De hecho, igual que muchos periódicos y editoriales, las empresas tecnológicas tienen sus libros de estilo —manuales de instrucciones para redactar manuales de instrucciones, podrían considerarse— donde figuran todas las directrices a seguir para explicar cómo funciona un aparato. «Por ejemplo, en BSH, [lo que del alemán se traduciría como] ‘compartimento de cocción’ pasa a ser ‘interior del horno’, y ‘reloj temporizador’ pasa a ser ‘reloj avisador».
Este trabajo de normalización del lenguaje, que ayuda a comprender aún mejor el funcionamiento de un aparato, forma parte de un control de calidad al que no aspiran algunas traducciones que no se consiguen ni con un programa de aprendizaje de mandarín-ruso por fascículos. Como la de la garantía de una almohada de masaje que advierte de una cosa y la contraria: «After el periodo de garantía, repare gratis, pero usted tiene que pagar el coste«. O la explicación para ajustar el brillo de la pantalla para una videoconsola: «Las características deben ser lo más brillante cuando los más brillante cuando los áreas fondo deben ser lo más obscuros» (sic).
